Rechnung schreiben als Selbständiger: Pflichtangaben & Tipps 2026

Deine erste Rechnung als Selbständiger — und sofort tauchen Fragen auf: Was muss drauf? Welchen Steuersatz? Brauche ich eine Rechnungsnummer? Was ist mit dem Leistungsdatum?

Dieser Leitfaden erklärt dir alle Pflichtangaben, die häufigsten Fehler und die wichtigsten Sonderfälle — inklusive Kleinunternehmerregelung und Reverse Charge.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz schreibt genau vor, was auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehört. Fehlt eine dieser Angaben, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und das Finanzamt kann die Rechnung beanstanden.

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Dein vollständiger Name (bei Einzelunternehmen) oder Firmenname mit Rechtsform (z.B. “Max Mustermann Webdesign” oder “Mustermann UG (haftungsbeschränkt)”). Plus vollständige Anschrift.

2. Name und Anschrift des Empfängers

Firmenname mit Rechtsform und Adresse deines Kunden. Bei Firmenkunden: Achte auf die korrekte Rechtsform (GmbH, UG, AG, etc.).

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Du musst entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Tipp: Verwende die USt-IdNr. — sie verrät weniger persönliche Daten als die Steuernummer.

4. Rechnungsdatum

Der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Muss eindeutig und einmalig sein. Mehr dazu im Abschnitt “Rechnungsnummern-System” weiter unten.

6. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Pflichtangabe, auch wenn Leistungs- und Rechnungsdatum identisch sind. Bei einem Projekt: “Leistungszeitraum: 01.01.2026 – 31.01.2026”.

7. Art und Umfang der Leistung

So genau beschrieben, dass das Finanzamt die Leistung einem Steuersatz zuordnen kann.

Schlecht: “Beratung” oder “Dienstleistung”

Gut: “SEO-Beratung und Content-Strategie für Website-Relaunch, 15 Stunden”

8. Nettobetrag

Der Betrag ohne Umsatzsteuer — pro Position und als Gesamtsumme. Rechne Netto- und Bruttobeträge mit dem MwSt-Rechner um.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Der angewandte Steuersatz (19%, 7% oder 0%) und der konkrete Steuerbetrag in Euro.

10. Bruttobetrag

Die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer.

Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Regeln bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten erleichterte Anforderungen. Es reichen:

• Name und Anschrift des Leistenden
• Rechnungsdatum
• Art der Leistung
• Bruttobetrag mit Steuersatz

Empfänger, Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nicht zwingend nötig. Trotzdem empfehle ich, auch bei kleinen Beträgen alle Angaben aufzunehmen — das wirkt professioneller und vermeidet Nachfragen.

Das richtige Rechnungsnummern-System

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein — aber nicht lückenlos. Das heißt: Du darfst Nummern auslassen, aber keine doppelt vergeben.

Bewährte Systeme

System	Beispiel	Vorteil
Jahr-Nummer	2026-001	Einfach, übersichtlich
Fortlaufend	001, 002, 003	Maximal simpel
Kunden-Jahr-Nr	KD-2026-001	Schnell zuordenbar
Projekt-Nr	WEB-2026-001	Gut bei vielen Projekten

Wichtig: Einmal vergeben, darf eine Nummer nie wiederverwendet werden. Stornierte Rechnungen werden durch eine Gutschrift mit eigener Nummer korrigiert — nicht durch Löschen.

Rechnung als Kleinunternehmer (§19 UStG)

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Grenzwerte seit 2025:

• Vorjahresumsatz unter 25.000 €
• Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr unter 100.000 €

Auf jeder Rechnung muss der Hinweis stehen:

“Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Alle anderen Pflichtangaben gelten identisch. Statt der USt-IdNr. gibst du deine Steuernummer an.

Achtung: Wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldest du diese dem Finanzamt — auch als Kleinunternehmer (§14c UStG).

Führe eine Übersicht deiner Umsätze, um die Grenze rechtzeitig zu erkennen.

Rechnung bei Reverse Charge (§13b UStG)

Bei Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern (B2B) gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Der Empfänger schuldet die Steuer, nicht du.

Auf der Rechnung:

• 0% MwSt ausweisen
• USt-IdNr. beider Parteien angeben (Pflicht!)
• Hinweis: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG”

Prüfe die USt-IdNr. deines EU-Kunden vorab über das BZSt-Bestätigungsverfahren.

Zahlungsziel und Fälligkeit

Zahlungsziel	Üblich bei
Sofort fällig	Kleinbeträge, Neukunden
7 Tage	Freelancer, kleine Projekte
14 Tage	Standard im B2B-Bereich
30 Tage	Konzerne, Behörden

Ohne Angabe gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen (§286 BGB). Tipp: “2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen” beschleunigt oft die Zahlung erheblich.

Was tun bei Zahlungsverzug?

1. Zahlungserinnerung (freundlich, nach 3–5 Tagen Verzug)
2. 1. Mahnung (nach 14 Tagen Verzug, kostenlos)
3. 2. Mahnung (nach 28 Tagen, mit Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz bei Privaten, 9 bei Unternehmen)
4. Inkasso / Mahnbescheid (letztes Mittel)

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§14b UStG). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.

Eine Rechnung vom März 2026 muss bis Ende 2036 aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung darf digital erfolgen, muss aber GoBD-konform sein: unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell lesbar. PDF-Dateien mit aussagekräftigem Dateinamen sind ideal, z.B. “2026-001_KundeGmbH_Webdesign.pdf”.

E-Rechnung: Was ab 2025/2027 gilt

Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können (ZUGFeRD oder XRechnung).

Ab 2027 wird die E-Rechnung für die meisten Unternehmen auch beim Versenden zur Pflicht. Eine einfache PDF-Datei gilt dann nicht mehr als E-Rechnung.

ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Das ist für die meisten Freelancer die praktikabelste Lösung.

Die 7 häufigsten Fehler bei Rechnungen

1. Fehlendes Leistungsdatum — der häufigste Fehler. Muss immer angegeben werden.
2. Ungenaue Leistungsbeschreibung — “Beratung” reicht nicht, beschreibe genau was du gemacht hast.
3. Fehlende USt-IdNr. bei EU-Kunden — ohne diese keine Reverse-Charge-Anwendung möglich.
4. Falscher Steuersatz — Kaffee zum Mitnehmen: 7%. Kaffee im Café: 19%. Im Zweifel: Steuerberater fragen.
5. Rechnungsnummer doppelt vergeben — sofort korrigieren, nie löschen.
6. Versehentlich USt als Kleinunternehmer ausgewiesen — du schuldest den Betrag dem Finanzamt.
7. Keine Bankverbindung — formal kein Pflichtfeld, aber ohne sie bekommst du schwer dein Geld. Prüfe deine IBAN mit dem IBAN-Validator.

Musterrechnung: Aufbau

Eine professionelle Rechnung folgt diesem Aufbau:

1. Kopfzeile: Dein Name/Firma, Adresse, Kontaktdaten
2. Empfängeradresse: Links unter dem Absender
3. Rechnungsdetails: Nummer, Datum, Leistungsdatum (rechts oder als Block)
4. Positionstabelle: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis
5. Summenblock: Netto, USt-Betrag, Brutto
6. Zahlungshinweis: Zahlungsziel, IBAN, ggf. Skonto
7. Fußzeile: Steuernr./USt-IdNr., Bankverbindung

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Fazit

Eine korrekte Rechnung ist kein Hexenwerk, erfordert aber Sorgfalt. Die wichtigsten Punkte: Leistungsdatum nie vergessen, Leistung genau beschreiben, Rechnungsnummern eindeutig vergeben. Und als Kleinunternehmer: Immer den §19-Hinweis aufnehmen und keine USt ausweisen.

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Quellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (Pflichtangaben, Gesetzestext)
• § 14a UStG — Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen (innergemeinschaftliche Lieferungen)
• § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge (Vereinfachungen bis 250 €)
• § 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer (Hinweispflicht auf Rechnungen)
• § 13b UStG — Leistungsempfänger als Steuerschuldner (Reverse-Charge-Verfahren)
• Pflichtangaben einer Rechnung — Merkblatt (IHK Berlin)