Betriebsausgaben: 20 Posten, die Selbständige von der Steuer absetzen können
Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe absetzt, senkt deinen zu versteuernden Gewinn. Bei einem Steuersatz von 35% bedeutet das: 1.000 € Betriebsausgaben = 350 € weniger Steuern. Trotzdem verschenken viele Selbständige bares Geld, weil sie nicht wissen, was sie absetzen dürfen.
Hier sind 20 Posten, die du als Selbständiger von der Steuer absetzen kannst — mit konkreten Zahlen für 2026.
1. Homeoffice-Pauschale
Seit 2023 gibt es die Homeoffice-Pauschale als dauerhafte Regelung:
| Detail | Wert |
|---|---|
| Pro Tag im Homeoffice | 6 € |
| Maximum pro Jahr | 1.260 € (= 210 Tage) |
| Nachweis nötig? | Nein, aber glaubhaft machen |
| Für wen? | Alle, die von zu Hause arbeiten |
Wichtig: Die Homeoffice-Pauschale gilt auch, wenn du kein separates Arbeitszimmer hast. Arbeitest du am Küchentisch? Zählt trotzdem.
Alternative: Häusliches Arbeitszimmer Wenn du ein separates, abschließbares Zimmer hast, das zu mindestens 90% beruflich genutzt wird, kannst du stattdessen die tatsächlichen anteiligen Kosten absetzen:
- Anteilige Miete (z.B. 15 m² von 80 m² = 18,75%)
- Anteilige Nebenkosten
- Anteilige Renovierungskosten
Rechnung: Bei 1.000 € Warmmiete und 20% Arbeitszimmer-Anteil: 200 € × 12 = 2.400 €/Jahr — das doppelte der Pauschale.
Du musst dich für eines entscheiden: Pauschale ODER tatsächliche Kosten.
2. Computer, Laptop, Tablet
Seit 2021 können Computer und Zubehör im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden — egal wie teuer:
| Gerät | Abschreibung |
|---|---|
| Laptop/PC (jeder Preis) | 100% im Kaufjahr |
| Monitor, Tastatur, Maus | 100% im Kaufjahr |
| Drucker | 100% im Kaufjahr |
| Software | 100% im Kaufjahr |
Beispiel: Du kaufst im März 2026 ein MacBook Pro für 2.500 € netto. Die gesamten 2.500 € sind sofort Betriebsausgabe. Bei 35% Steuersatz sparst du 875 €.
Bei gemischter Nutzung (privat + beruflich): Nur den beruflichen Anteil absetzen. Üblich sind 70–90% berufliche Nutzung — dokumentiere das.
3. Smartphone
Smartphones fallen nicht unter die Sofortabschreibung für Computer. Sie werden über 5 Jahre abgeschrieben:
| Preis | Abschreibung |
|---|---|
| Bis 800 € netto | Sofort als GWG |
| Über 800 € netto | Über 5 Jahre (20%/Jahr) |
iPhone für 1.200 € netto:
- 240 €/Jahr über 5 Jahre
- Bei 70% beruflicher Nutzung: 168 €/Jahr absetzbar
Tipp: Zwei Verträge (privat + geschäftlich) sind der sauberste Weg. Ein Vertrag mit dokumentierter Nutzungsaufteilung geht auch.
4. Internet und Telefon
| Methode | Absetzbar |
|---|---|
| Pauschale | 20% der Gesamtkosten, max. 20 €/Monat |
| Tatsächlicher Anteil | Genauer, aber Nachweis nötig |
| Separater Geschäftsanschluss | 100% absetzbar |
Pauschale: Bei 50 €/Monat Internet + 30 €/Monat Handy = 80 €. Davon 20% = 16 €/Monat = 192 €/Jahr. Kein Nachweis nötig.
Tatsächlicher Anteil: Wenn du nachweisen kannst, dass du 60% beruflich telefonierst: 60% × 960 € = 576 €/Jahr. Lohnt sich bei hoher beruflicher Nutzung.
5. Fahrtkosten
Fahrten zur Betriebsstätte (Pendlerpauschale)
Wenn du zu einem festen Büro fährst:
- 0,38 €/km (einfache Strecke, einheitlich ab 2026)
Dienstreisen (Kundenbesuche, Meetings)
- 0,30 €/km für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt)
- Oder: Tatsächliche Kosten mit Fahrtenbuch
Beispiel Kundenbesuch: 80 km Hin- und Rückfahrt × 0,30 € = 24 € pro Fahrt. Bei 20 Fahrten/Jahr: 480 €.
Öffentliche Verkehrsmittel
Tatsächliche Kosten (Tickets, BahnCard, Deutschlandticket) sind voll absetzbar.
Deutschlandticket: 58 €/Monat × 12 = 696 €/Jahr. Davon beruflicher Anteil (z.B. 70%) = 487 €.
6. Verpflegungsmehraufwand
Bei Geschäftsreisen (Entfernung > 15 km von Wohn-/Betriebsstätte):
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden (ganzer Tag) | 28 € |
| An-/Abreisetag (bei Übernachtung) | 14 € |
Beispiel: 3-tägige Messe (2 Übernachtungen):
- Anreisetag: 14 €
- Voller Tag: 28 €
- Abreisetag: 14 €
- Summe: 56 € (plus Übernachtung, Fahrtkosten)
Achtung bei Mahlzeiten: Wenn der Kunde oder Veranstalter dir Essen stellt, wird die Pauschale gekürzt (Frühstück: -5,60 €, Mittag: -11,20 €, Abend: -11,20 €).
7. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Einzelne Anschaffungen bis 800 € netto (952 € brutto bei 19% USt) sind sofort absetzbar:
| Beispiel | Netto-Preis | Sofort absetzbar? |
|---|---|---|
| Bürostuhl | 600 € | Ja (GWG) |
| Stehschreibtisch | 750 € | Ja (GWG) |
| Externes Mikrofon | 200 € | Ja (GWG) |
| Webcam | 150 € | Ja (GWG) |
| Monitor | 500 € | Ja (Sofortabschreibung Computer) |
Bis 250 € netto: Kein Verzeichnis nötig, einfach als Ausgabe buchen. 250–800 € netto: In ein Verzeichnis aufnehmen, aber trotzdem sofort abschreiben.
8. Büromaterial und -möbel
Alles, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst:
- Papier, Stifte, Ordner, Post-its
- Druckerpatronen
- Büromöbel (unter 800 € netto: sofort, darüber: AfA über 13 Jahre)
- Beleuchtung
- Pflanzen (ja, wirklich — wenn im Büro)
9. Software und Abonnements
| Software | Absetzbar als |
|---|---|
| Microsoft 365 | Betriebsausgabe (laufend) |
| Adobe Creative Cloud | Betriebsausgabe (laufend) |
| Cloud-Speicher (Dropbox, Google) | Betriebsausgabe (laufend) |
| Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk) | Betriebsausgabe (laufend) |
| Domain + Hosting | Betriebsausgabe (laufend) |
| Fachliteratur / Online-Kurse | Fortbildungskosten |
| Projektmanagement (Notion, Asana) | Betriebsausgabe (laufend) |
Tipp: Auch Streaming-Dienste sind teilweise absetzbar, wenn du sie beruflich nutzt (z.B. Spotify für Musikproduktion, YouTube Premium für Recherche). Dokumentiere den beruflichen Zweck.
10. Fortbildung und Weiterbildung
Vollständig absetzbar:
- Fachkurse, Seminare, Workshops
- Online-Kurse (Udemy, Coursera, LinkedIn Learning)
- Fachliteratur, Fachzeitschriften
- Konferenz-Tickets (z.B. WordCamp, OMR)
- Reisekosten zur Fortbildung
Beispiel: Du besuchst eine 2-tägige Konferenz in Hamburg:
- Ticket: 350 €
- Bahnfahrt: 120 €
- Hotel: 150 €
- Verpflegung: 2 × 14 € = 28 €
- Summe: 648 € — alles absetzbar
11. Bewirtungskosten
Wenn du Geschäftspartner oder Kunden einlädst:
| Detail | Regelung |
|---|---|
| Absetzbar | 70% der Kosten (inkl. Trinkgeld) |
| Vorsteuer | 100% der USt als Vorsteuer abziehbar |
| Nachweis | Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern, Datum |
Beispiel: Geschäftsessen für 120 € (inkl. 19% USt):
- Betriebsausgabe: 70% × 120 € = 84 €
- Vorsteuerabzug: 100% × (120 € / 1,19 × 0,19) = 19,16 €
Pflichtangaben auf dem Beleg:
- Ort und Datum
- Anlass der Bewirtung
- Namen aller Teilnehmer (inkl. dir)
- Unterschrift des Bewirtenden (du)
Ohne korrekte Angaben: Finanzamt erkennt die Kosten nicht an. Immer sofort ausfüllen!
12. Versicherungen
| Versicherung | Absetzbar als |
|---|---|
| Berufshaftpflicht | Betriebsausgabe (100%) |
| Vermögensschadenhaftpflicht | Betriebsausgabe (100%) |
| Betriebliche Rechtsschutz | Betriebsausgabe (100%) |
| Berufsunfähigkeitsversicherung | Sonderausgabe (Vorsorgeaufwand) |
| Private Haftpflicht | Sonderausgabe |
| Krankenversicherung | Sonderausgabe (Basisabsicherung: 100%) |
| Unfallversicherung | Anteilig (beruflicher Anteil) |
13. Beiträge und Gebühren
- IHK-Beitrag (Pflichtmitglied)
- Berufsgenossenschaft
- Berufsverbände (z.B. BDÜ für Übersetzer, VGSD für Selbständige)
- GEMA-Gebühren (wenn relevant)
- GEZ / Rundfunkbeitrag (bei betrieblicher Nutzung anteilig)
- Kontoführungsgebühren (Geschäftskonto: 100%, Privatkonto: pauschal 16 €/Jahr)
14. Werbung und Marketing
- Website-Erstellung und -Pflege
- Google Ads, Facebook Ads
- Visitenkarten, Flyer
- Logo-Design, Branding
- Portfolio-Plattformen (Behance Pro, etc.)
- Anzeigen in Fachmedien
- Messestand-Kosten
15. Steuerberatung
Die Kosten für deinen Steuerberater sind voll absetzbar — einschließlich:
- Jahresabschluss / EÜR-Erstellung
- Steuererklärung (betrieblicher Anteil)
- Laufende Beratung
- ELSTER-Software (z.B. WISO Steuer, Tax)
16. Rechts- und Beratungskosten
- Anwaltskosten (betrieblich veranlasst)
- Vertragsgestaltung (AGB, Freelancer-Verträge)
- Inkasso-Kosten
- Unternehmensberatung
17. Geschenke an Geschäftspartner
| Wert pro Person/Jahr | Regelung |
|---|---|
| Bis 50 € | Voll absetzbar (seit 2024, vorher 35 €) |
| Über 50 € | Nicht absetzbar (komplett!) |
Achtung: Die 50-€-Grenze ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Bei 51 € fällt die gesamte Summe raus. Netto rechnen (ohne USt).
18. Kfz-Kosten
Wenn du dein Auto betrieblich nutzt:
Option A: Fahrtenbuch Tatsächliche Kosten × beruflicher Anteil. Aufwendig, aber genau.
Option B: 1%-Regelung Nur bei Firmenwagen, der zu > 50% betrieblich genutzt wird.
Option C: Km-Pauschale 0,30 €/km für jeden betrieblich gefahrenen Kilometer. Einfachste Methode für Einzelunternehmer.
19. Bankgebühren und Zinsen
- Kontoführungsgebühren (Geschäftskonto: 100%)
- Kreditkartengebühren (geschäftlich)
- Zinsen für betriebliche Kredite
- PayPal-Gebühren
- Stripe/Zahlungsanbieter-Gebühren
20. Porto und Versand
- Briefmarken, Pakete
- Kurierkosten
- Verpackungsmaterial
Die 5 am häufigsten vergessenen Abzüge
- Kontoführungspauschale (16 €/Jahr für Privatkonto — ja, auch das)
- Bewerbungskosten in der Startphase (Fotos, Unterlagen)
- Umzugskosten (wenn betrieblich veranlasst, z.B. näher an Kunden)
- Trinkgelder (bei dokumentierten Geschäftsessen)
- Zinsen auf betriebliche Steuernachzahlungen (als Betriebsausgabe)
Steuerersparnis berechnen
Die tatsächliche Ersparnis hängt von deinem Steuersatz ab:
| Zu versteuerndes Einkommen | Grenzsteuersatz (ca.) | 1.000 € Ausgaben sparen dir |
|---|---|---|
| 15.000 € | ~26% | 260 € |
| 30.000 € | ~33% | 330 € |
| 50.000 € | ~38% | 380 € |
| 70.000 € | ~42% | 420 € |
| 100.000 € | ~44% | 440 € |
→ Berechne deinen persönlichen Steuersatz mit dem Brutto-Netto-Rechner
Checkliste: Jahresende Steuer-Check
- Alle Belege gesammelt und kategorisiert?
- GWG-Anschaffungen unter 800 € netto getätigt?
- Computer/Software noch in diesem Jahr kaufen?
- Homeoffice-Tage dokumentiert?
- Fahrtenbuch / Fahrtenaufzeichnung vollständig?
- Bewirtungsbelege mit allen Pflichtangaben?
- Fortbildungen noch dieses Jahr buchen?
- Geschenke an Geschäftspartner unter 50 € geblieben?
- Vorauszahlungen für nächstes Jahr noch in diesem Jahr leisten? (Versicherungen, Software-Jahreslizenzen)
- Steuerrücklage ausreichend? → MwSt-Rechner
Fazit
Betriebsausgaben sind kein Steuertrick — sie sind dein gutes Recht. Jeder Euro, den du für dein Business ausgibst, mindert deinen Gewinn und damit deine Steuerlast. Der Schlüssel: Belege sammeln, korrekt kategorisieren, und nichts vergessen.
Faustregel: Wenn eine Ausgabe zu mehr als 10% mit deiner Selbständigkeit zusammenhängt, ist sie (anteilig) absetzbar. Im Zweifel: Beleg aufheben und Steuerberater fragen.
Dein nächster Schritt: Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben laufend und strukturiert. Nutze die EÜR-Anleitung als Leitfaden für deine Buchhaltung.
Quellen
- § 4 Abs. 4 EStG — Definition Betriebsausgaben (Gesetzestext)
- § 6 Abs. 2 EStG — Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) (800-€-Grenze)
- § 4 Abs. 5 EStG — Nicht abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtung, Geschenke, Arbeitszimmer)
- § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG — Entfernungspauschale (0,38 €/km ab 2026)
- BMF-Schreiben vom 22.02.2022 — Nutzungsdauer Computer (Sofortabschreibung)
- Steueränderungen 2026 — Entfernungspauschale (Bundesfinanzministerium)